Hamburger IT-Unternehmen stellt auf der Bildungsmesse neue Lösung zur digitalen Verwaltung und zum Austausch von Unterrichtsmaterialien und Vorlagen vor.

Hamburg, 30.1.2019 – Prevolution, der Spezialist für digitale Prozesse und Informationsmanagement, stellt auf der Bildungsmesse didacta eine neue Lösung für Schulen und Lehrer vor: Sie soll mithilfe von modernem Informationsmanagement Lehrer und Schulverwaltung beim Management von Unterrichtsmaterialien und Lehrmitteln, der Unterrichtsorganisation und der allgemeinen Verwaltung wirksam unterstützen und digitales Arbeiten erleichtern.

Allgemeine Verwaltung wird durch Vorlagen, sicheres Informationsmanagement sowie digitale Lehr- und Terminpläne erleichtert

Über die neue Lösung können Vorlagen aller Art wie für Elternbriefe, Einladungen, Noten- und Klassenlisten und Informationsschreiben – beispielsweise für Ausflüge oder Klassenfahrten – zentral bereitgestellt werden. So wird der Arbeitsaufwand für die Lehrerinnen und Lehrer erheblich reduziert. Dadurch wird auch ein einheitliches Erscheinungsbild sichergestellt und die Qualität gesteigert. Ein digitaler Lehrplan erlaubt die einfache Planung und Dokumentation von Unterrichtseinheiten. Über einen zentralen Terminplan werden Termine wie Elternabende oder Konferenzen gepflegt und kommuniziert. Besonderes Augenmerk wurde auf die sichere und datenschutzkonforme Verwaltung der Stammdaten von Lehrkräften und Schülern gelegt, um dem erhöhten Schutzbedarf gerecht zu werden. Weiterhin kann das System auch für die übrige Dokumentenverwaltung der Schule wie Schriftverkehr, Vertragsmanagement oder Projektdokumentation genutzt werden. Dabei stehen umfangreiche Funktionen wie Versionierung oder Workflows für Freigaben oder andere Bearbeitungen zur Verfügung.

Einfache Verwaltung von Unterrichtsmaterialien und Lehrmitteln

Alle Unterrichtsmaterialien können mit der Prevolution-Lösung digital verwaltet werden. Dabei ist die Ablage im System besonders einfach: Dokumente, Tafelaufschriebe usw. können je nach Format durch Scannen, Abfotografieren mit dem Smartphone oder Drag&Drop abgelegt und dabei automatisch oder manuell mit Schlagworten versehen und klassifiziert werden. So können die Inhalte anhand ihres Kontextes intelligent verfügbar und selbst mit Schlagworten auffindbar gemacht werden. In der zentralen Ablage von Unterrichts- und Lehrmaterial sieht jede Lehrkraft nur die für sie relevanten Inhalte und das klassen-, jahrgangs- und themenübergreifend. Egal ob nach Thema oder Fach, ob nach Unterrichtseinheit oder Klassenstufe: umfassende Suchfunktionen schaffen einfachen Zugang und Übersicht. Im Unterricht können die Materialien dann einfach über Notebook, Tablet oder Smartphone abgerufen und individuelle Tafelbilder dokumentiert werden. Die Dokumente und Informationen können so auch passgenau einzelnen Schülern oder Klassen zur Verfügung gestellt werden. Die Schüler können ihre Arbeitsergebnisse wiederum bequem und sicher in die zentrale Ablage laden.

Der intensive Austausch zwischen den Nutzern wird durch die neue Lösung besonders gefördert. So können Dokumente sicher und einfach innerhalb definierter Gruppen wie z.B. Schulleitung, Elternbeirat, Klassenverband, Fachschaft oder Gesamtkollegium geteilt oder auch gemeinsam bearbeitet werden. Auch das Teilen von Informationen mit Teilnehmern außerhalb des Systems ist möglich. Dabei wird die Einhaltung von Compliance-Richtlinien gewährleistet.

Erweiterbare Lösung aus der Praxis

Die Lösung ist bereits vorkonfiguriert und die üblichen Strukturen sind eingerichtet, so dass nur ein geringer Aufwand für den Einstieg anfällt. Sie entstand praxisnah im engen Dialog mit Lehrkräften und IT-Koordinatoren verschiedener Schulformen und wird kontinuierlich ausgebaut. Für die nächste Version sind weitere Funktionen wie beispielweise ein digitales Klassenbuch (Anwesenheit/Fehlzeiten, Hausaufgaben, mündliche Mitarbeit, Notizen u.a.) geplant, das auch als Basis für Elterngespräche dienen kann. Zudem soll die zentrale Erfassung von Noten deutlich vereinfacht werden.

Das System ist modular aufgebaut und kann flexibel lizenziert werden. Das Angebot richtet sich sowohl an Schulträger, einzelne Schulen oder auch Lehrkräfte, die per Einzellizenz ihren Arbeitsalltag erleichtern wollen.

Solide technische Basis

Die Lösung basiert auf der Plattform M-Files, einem mehrfach ausgezeichneten System für intelligentes Informationsmanagement. Es ist flexibel nutzbar: Die Lösung kann technisch schul- oder trägerintern betrieben oder als sicherer Cloud-Service genutzt werden, so dass keinerlei technische Voraussetzungen erfüllt werden müssen. Dabei erfüllt die Lösung höchste Ansprüche an die Informationssicherheit und Datenschutzauflagen wie beispielsweise die DSGVO.

Die Fachmesse didacta findet vom 19. bis 23. Februar 2019 in Köln statt und richtet sich an Erzieher, Lehrer, Ausbilder, interessierte Eltern und alle, die mit Bildung beauftragt sind. Mit mehr als 800 Ausstellern aus rund 40 Ländern und ca. 100.000 Besuchern ist sie die Leitmesse für diesen Bereich. Prevolution ist in Halle 6.1 am Stand B136 vertreten. „Wir laden alle Messebesucher ein, sich die Lösung an unserem Stand live anzusehen und freuen uns auf den Austausch. Grundsätzlich suchen wir auch immer wieder Schulen oder Lehrer als Pilotkunden für neue Versionen der Lösung“, erläutert Kai Andresen, Gründer und Geschäftsführer von Prevolution.

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Über Prevolution
Prevolution, gegründet 2011 in Hamburg, ist ein führendes Beratungs- und Softwarehaus in der Integration von Service Management und Information Management. Das Unternehmen hilft seinen Kunden, ihre Serviceprozesse – insbesondere im IT-Service-Management (ITSM) und Kundenservice – zu optimieren, die Servicequalität nachhaltig zu verbessern und die Effizienz zu steigern sowie die Kosten zu senken.
Dazu hat Prevolution in einzigartiger Weise die üblicherweise nebenläufigen Konzepte für Service Management und Information Management integriert und setzt individuelle Lösungen mit den zwei führenden und zukunftssicheren Produkten Cherwell und M-Files um.
Mit der Cherwell-Service-Management-Plattform realisiert Prevolution hochflexible Service-Management-Lösungen im Bereich ITSM und in anderen Geschäftsprozessen wie beispielsweise Kundenservice, Schadensmanagement, Ideenmanagement oder Fallbearbeitung. Als Partner der ersten Stunde hat Prevolution einige der komplexesten Cherwell-Systeme der Welt entwickelt und bietet nicht nur Cherwell-Support mit einem dedizierten Support-Team für Cherwell, sondern ist auch vollständig akkreditierter Trainingsanbieter für Cherwell-Schulungen für den gesamten deutschsprachigen Raum. Zudem ist Prevolution ITIL-V3-Competence-Center und bietet ITIL-Motivations- und -Simulationstrainings sowie ITIL-Beratung.
Das Produkt M-Files ergänzt diesen Ansatz um intelligentes Informationsmanagement, das Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM) und Content-Services umfasst. M-Files erlaubt es, strukturierte Daten und unstrukturierte Dateien und Dokumente in der gesamten Organisation aus verschiedenen Quellen wie beispielweise Netzwerkordnern, SharePoint, DMS/ECM-Systemen, CRM-Systemen oder ERP-Systemen und anderen Repositories zusammenzuführen, ohne bestehende Systeme und Prozesse zu stören oder eine Datenmigration zu erfordern. So bricht M-Files Informationssilos auf und erlaubt Mitarbeitern in Serviceprozessen die Nutzung von Informationen im gewünschten Kontext.
Beide Produkte hat Prevolution integriert und entwickelt technische sowie fachliche Produktergänzungen für den spezifischen Bedarf von Serviceorganisationen. Zudem bietet Prevolution angrenzende Fachlösungen wie z.B. Vertragsmanagement.
Prevolution berät Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz aus den Standorten Hamburg und München heraus. Globale Unterstützung kann das Unternehmen im Rahmen der von ihm gegründeten BAT-Alliance anbieten, die Spezialisten für Service-Management weltweit zusammenbringt. Zu den Kunden des branchenübergreifend engagierten Unternehmens gehören große Mittelständler und Konzernunternehmen wie beispielsweise die Klinikgruppe Asklepios, CWS Boco, der Flughafen München, die HHLA, Otto, SyZyGy und Wüstenrot.
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