Abrechnung steuerbegünstigter Sachbezüge mit Smartphone-App trebono wird rechtssicher

Bonn, 21. Mai 2019. Dem Scanprozess trebono Cloud Services ist vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Konformität mit der Technischen Richtlinie Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) bestätigt worden. Das entsprechende Zertifikat hat der Hersteller 2KS Cloud Services heute auf dem 16. Deutschen IT-Sicherheitskongress in Bonn erhalten. trebono wird darin die Einhaltung der strengen Anforderungen der TR-03138 des BSI bescheinigt. Dadurch besitzen mit dem Mobilgerät abfotografierte und digital gespeicherte Belege Beweiskraft und müssen nicht mehr zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden. So können steuerbegünstigte Sachbezüge rechtssicher anhand der tatsächlichen Belege abgerechnet werden, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand im Unternehmen zu verursachen.

„Ab sofort kann jeder Besitzer eines Smartphones unterwegs anfallende Papierbelege rechtssicher erfassen und archivieren. Das eröffnet vollständig neue Möglichkeiten für den digitalen Dokumentenworkflow“, sagt Jörg Klingler, Geschäftsführer der 2KS Cloud Services GmbH. Die Abrechnung von Sachbezügen mit trebono sieht er als ein gutes Beispiel dafür. „Aktuell mehren sich die Zeichen aus dem Bundesfinanzministerium, dass die großzügige Anerkennung von Gutschein- oder Kartensysteme bald ein Ende finden dürfte. Mit der digitalen Erfassung der Belege in der Cloud können Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch auch weiterhin erheblich profitieren.“

Unternehmen, die trebono nutzen wollen, steht dazu die ganze Bandbreite der steuer- und abgabenfreien Zusatzleistungen offen, die das deutsche Einkommensteuerrecht vorsieht. Hierzu zählen die gängigen Modelle wie digitale Essensmarke, einfacher Sachbezug oder Jobticket ebenso wie der weniger geläufige Internetkostenzuschuss, Handykostenzuschuss oder Kita-Kostenzuschuss. Aber auch die Erholungsbeihilfe, Anmietung von Werbeflächen auf dem privaten PKW oder der „große“ Sachbezug nach §37b EstG sind möglich. Egal ob einmalig oder regelmäßig lassen sich so zusätzliche Lohnbestandteile realisieren, die als Bonus wirklich beim Arbeitnehmer ankommen – sogar bei einem 450EUR-Mini-Job.

„Für TR-RESISCAN-konformes Scannen standen den Unternehmen bislang ausschließlich stationäre Verfahren zur Verfügung“, weiß Stephan Vanberg, Geschäftsführer von FP Mentana-Claimsoft, einem Unternehmen der FP, das den Zertifizierungsprozess unterstützt hat. „Umso mehr freuen wir uns, dass wir mit unserer Beratungsleistung Teil der ersten erfolgreichen Zertifizierung eines mobilen Scanprozesses sein konnten.“ Der zertifizierte Prozess versieht jeden eingescannten Beleg in der App mit einer Prüfsumme, bevor er diesen an die Cloud schickt. Wahlweise kann der Beleg zusätzlich elektronisch signiert werden, um die Sicherheit weiter zu erhöhen. Weiterverarbeitung und Archivierung erfolgen in jedem Fall erst, nachdem die Integrität anhand der Prüfsumme sichergestellt wurde. Somit ist von der Aufnahme mit dem Smartphone bis zur endgültigen Speicherung in der Cloud keine Manipulation der Belege möglich, die digitalen Dokumente verfügen über dieselbe Beweiskraft wie die Originalbelege. „Mit der erfolgreichen Zertifizierung ist ein weiterer Meilenstein der rechtssicheren Digitalisierung erreicht worden“, bestätigt Jawad Ahmad vom BSI.

Mittelfristig sollen die Anwendungsfälle im Unternehmen keineswegs auf die Abrechnung von Sachbezügen beschränkt bleiben. „Schon heute kann trebono nicht nur Quittungen erfassen, sondern beliebige Dokumente mitsamt ihren Revisionen, Genehmigungen und sonstigen Verarbeitungsschritten unterstützen“, betont Klingler. „Wir freuen uns über kreative Köpfe, die ihre Branchenlösungen durch unsere mobilen Workflows aufwerten wollen!“

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Über 2KS Cloud Services

2KS Cloud Services hat als erstes Unternehmen eine rechtssichere Cloud-Plattform für belegersetzendes Scannen mit dem Smartphone realisiert. Die darauf basierende Lösung trebono (www.trebono.de) bietet mittelständischen Arbeitgebern direkt einsetzbare Module für Lohnbestandteile, die steuer- und abgabenfrei ankommen. Mit diesem Bonus trägt trebono erheblich zu Mitarbeitermotivation und -bindung bei. Im Gegensatz zu einfachen Gutschein- oder Kartensystemen können sämtliche Vorteile des deutschen Einkommensteuerrechts genutzt werden. Für die Unternehmen entfallen Liquiditätsbindung und Prüfungsrisiken, automatische rechtssichere Dokumentation und Abrechnung reduzieren den Aufwand nahezu auf null.

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